rssColumns

Onlangs heeft Computable een artikel gepubliceerd over het inzicht van bedrijven met betrekking tot het eigen bedrijfsnetwerk en bijbehorende applicaties. Er is klaarblijkelijk een groot gebrek aan inzicht, daarom de vraag: “Weten we nog wel wat we uitbesteden?”

Uit- of aanbesteden heeft (altijd) tot doel het vergroten van efficiency, zodat de organisatie zich richt op datgene waar ze goed in zijn of waar de meeste waarde mee wordt gecreëerd. Binnen een uitbesteding vertrouwt de IT-afdeling blind op de leverancier. Hoe vaak heb je niet de opmerking: “we hebben het toch uitbesteed?” gehoord in relatie tot een klacht of een enorm incident. Nog niet zo lang geleden zei een leverancier me dat zijn product veilig was omdat het nog nooit was gehackt.

Er wordt binnen de jaarplannen of projecten zelden budget gereserveerd om de leverancier op dat vlak te (laten) controleren. Waarom eigenlijk niet? Neem de hele ophef rondom diginotar of humannet. Partijen die er niet zoveel aan kunnen doen dat het misgaat zitten wel in de beklaagdenbank.

In de bouw is het heel normaal om een aparte post op te nemen in de begroting zodat een onafhankelijke instantie de voortgang van een bouwproject kan controleren. We kennen allemaal de voorbeelden van bouwprojecten waar niet geheel volgens bestek is gebouwd en de controle tekort schoot die soms leiden tot dramatische gevolgen. Om dit te voorkomen heeft de bouw geanticipeerd door de controle neer te leggen bij een onafhankelijke instantie. In maritieme bedrijfstakken is een bergings- of reddingsoperatie van een gestrand schip zonder Lloyds en de bijbehorende certificeringen niet denkbaar. Ook daar gaan dingen mis maar het risico is beter in beeld en de tegenmaatregelen ook.

Er zijn in het verleden talloze beheerafdelingen ge-outsourced of applicaties aangekocht zonder de vraag te beantwoorden wat de organisatie nog minimaal zelf aan kennis of vaardigheden moet behouden om het gesprek met de leverancier te kunnen blijven voeren. Hoeveel CIO's hebben nu niet slapeloze nachten van de leverancier en soms zijn onvermogen om de business te kunnen ondersteunen terwijl voor de aanbesteding een goed opererend systeem aanwezig was. Vaak beloven leveranciers al je dromen waar te maken? Er ontstaat een gat tussen de organisatie en de leverancier omdat er onvoldoende kennis is met betrekking tot de aansturing.

De opmerking dat IT, het netwerk of de applicaties geen core-business zijn is op zijn plaats bij een juiste regievoering. Stel jezelf eens de vraag of bier nog kan worden gebrouwen zonder een belangrijk element als een netwerk?

Vele oorzaken, gerelateerd aan bovenstaande voorbeelden, zijn te herleiden tot het niet bundelen en bewaren of overdragen van specifieke technische of business kennis. De leverancier heeft immers niet om deze kennis gevraagd en de uitbestedende partij dacht er niet aan. Ook al is een leverancier ISO gecertificeerd waarbij je mag verwachten dat de juiste vragen worden gesteld, gebeurd dit vaak niet. Als uitbestedende partij mag je de veronderstelling dat alles goed komt dus niet zomaar doen.

Als je het beheer bij een externe leverancier neerlegt komt er intern een taak voor in de plaats: regievoeren. Hierbij wordt wel opgemerkt dat de interne collega’s die goed zijn in het uitvoeren van beheer niet per se goed regie kunnen voeren. Regie voeren is een totaal andere tak van sport maar leunt wel sterk op de kennis van de beheerders en servicemanager binnen de eigen organisatie.

Trek dus net als in de bouw budget uit voor het instellen van een governance structuur (optimale regievoering) waarbij de interne kennis wordt geborgd en niet verloren gaat. Zorg dat de business in de drivingseat zit, ook als je bezig bent met de aanbesteding. Verlies je inkoper niet uit het oog als hij aan het onderhandelen slaat met potentiele leveranciers.

Hou er rekening mee dat je implementatie of outsourcing onverwachte effecten kan bevatten. Daarom het advies om een externe expert te laten meekijken naar het proces van uitbesteding en zorgdragen voor de juiste begeleiding. Het uit- of aanbesteden is per slot van rekening ook geen core-business en vereist goede regievoering.

Willem Jan Baas, w.j.baas@ventus.nl – Service Manager - http://nl.linkedin.com/pub/willem-jan-baas/1/a67/863